Langkah-langkah Otomasi Perpustakaan

Pendekatan sistem terhadap otomasi perpustakaan

    Pertanyaan sebelum perpustakaan sekarang adalah tidak 'mengotomatisasi' atau 'tidak mengotomatisasi' lebih tepatnya 'bagaimana' untuk mengotomatisasi. Ini adalah fakta yang diketahui bahwa sumber daya manusia dan keuangan yang cukup banyak digunakan dalam meluncurkan proyek otomasi. Dalam hubungan ini K.J. Singh (1985) telah dengan tepat mengamati bahwa "tidak ada badan yang dapat menyangkal kelebihan otomasi, namun di negara-negara berkembang seperti India, pengadopsiannya harus dilakukan dengan hati-hati, "Oleh karena itu, perawatan yang cukup harus dilakukan pada setiap tahap proyek.

     Secara garis besar, berbagai aspek yang terlibat dalam proyek otomasi, yang dilihat dari sudut Siklus Pengembangan Sistem, dapat dikelompokkan dalam tiga tahap berikut: 

   -Perencanaan;

   - Merancang; dan

   - Operasional;

1. Tahap Perencanaan
     Langkah pertama dan terpenting dalam proyek otomasi adalah gagasan untuk memulai sebuah proyek. Alasan yang sah harus mendukung inisiasi semacam itu, terutama di perpustakaan karena mereka adalah organisasi nirlaba yang bekerja di bawah beberapa institusi induk. Untuk menekankan fakta ini, Salmon 1975 telah dengan benar berpendapat bahwa "proyek tidak boleh dimulai karena perpustakaan seharusnya" dimodernisasi "sehingga bisa mengikuti perkembangan Jones's Library world atau hanya untuk mempromosikan reputasi perpustakaan. "

     Langkah selanjutnya dalam tahap perencanaan adalah melakukan studi kelayakan mengenai usulan proyek. Hasil studi semacam itu seharusnya membantu manajemen dalam menentukan apakah proyek yang dia ajukan atau yang diusulkan tidak layak dilakukan. Proyek ini dianggap layak hanya jika proyek yang diusulkan dapat bermanfaat bagi organisasi. Dengan demikian, tujuan studi kelayakan adalah "mengumpulkan, menganalisa dan mendokumentasikan data yang dibutuhkan untuk membuat keputusan informal dan cerdas mengenai kepraktisan sistem" (Silverand Silver, 1976).
     Jenis studi kelayakan berikut mungkin harus dilakukan sebelum melanjutkan:
- Kelayakan Teknis;
- Kelayakan Operasional; dan
- Kelayakan Ekonomi
Jika hasil keseluruhan studi kelayakan menunjukkan bahwa proyek yang diusulkan layak dilakukan, maka kegiatan dalam tahap perancangan akan dimulai.

2. Tahap Perancangan
     Sebelum merancang sistem otomatis baru, seseorang harus melakukan studi terhadap sistem yang ada. Studi ini dievaluasi tentang bagaimana metode saat ini bekerja dan masalah yang terlibat di dalamnya. Hasilnya dapat diambil untuk menentukan fitur yang harus disertakan dalam sistem yang diusulkan. 

Kita harus menyusun studi sistem yang ada dengan mencari jawaban atas pertanyaan berikut:
- Apa yang dilakukan?
- Apa tujuan dari kegiatan ini?
- Bagaimana ini dilakukan?
- Langkah apa yang dilakukan?
- Seberapa sering hal itu terjadi?
- Berapa lama?
- Seberapa besar volume transaksi?
- Apa yang perlu diubah? Dll
Hasil studi semacam itu harus membantu untuk mengidentifikasi fitur dari sistem baru termasuk informasi yang harus dihasilkan sistem dan juga fitur operasional seperti kontrol pemrosesan, waktu respon, dan metode input dan output.          

     Sistem otomatis dapat dirancang dengan berbagai cara. Namun, harus dicatat di sini bahwa ini adalah proyek satu kali yang menentukan masa depan perpustakaan. Jadi, dengan cukup hati-hati dan hati-hati, solusi terbaik harus didapat setelah mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan dari semua alternatif lain yang mungkin.
     Dianjurkan di sini untuk berbagi keuntungan dari pengalaman perpustakaan / pusat informasi lain yang telah meluncurkan proyek serupa. Menekankan aspek ini Salmon (1975) memberikan peringatan bahwa "pada awal antusiasme dan keinginan untuk memulai, jangan lupa untuk mencari literatur, belajar (melalui berbagai cara, termasuk kontak dengan asosiasi profesional) dari proyek serupa yang telah mencoba atau menerapkannya, dan kemudian mempertimbangkan proyek-proyek ini.
     Langkah selanjutnya dalam merancang sistem biasanya disebut sebagai 'desain logis' berbeda dengan proses pengembangan kode sumber aktual (program / perangkat lunak), yang disebut sebagai 'desain fisik'. Ini adalah keadaan dimana spesifikasi sistem dibuat. Karena teknis yang terlibat dalam fase ini, hal ini relatif asing bagi pustakawan. Spesifikasi ini meliputi rincian output, input, file, interaksi database, kontrol dan prosedur.
   Spesifikasi juga harus mencakup aspek perangkat keras sistem. Spesifikasi ini harus didokumentasikan dengan baik sehingga bebas dari ambiguitas. Sebenarnya, banyak alat perancangan seperti grafik, tabel, diagram data, kamus data, dan sebagainya, digunakan untuk menggambarkan desain secara akurat.
     Desain fisik mengikuti desain logis. Desain fisik mengacu pada pengembangan 'perangkat lunak' untuk sistem otomatis. Darah kehidupan dari setiap sistem otomatis (terkomputerisasi) adalah perangkat lunaknya. Perangkat lunak ini menentukan keberhasilan atau kegagalan sebuah sistem. Desain perangkat lunak harus mencapai tujuan berikut:
- Program yang sebenarnya melakukan semua tugas yang dibutuhkan dan melakukannya dengan cara yang dimaksudkan;
- Struktur perangkat lunak memungkinkan pengujian dan validasi yang sesuai; dan
- Modifikasi masa depan dapat dilakukan dengan cara yang efisien dan dengan gangguan minimal terhadap disain sistem.
     Sastra lapangan mengidentifikasi enam prinsip yang dapat dianggap sebagai karakteristik perancangan perangkat lunak yang baik (Senn, 1989). Mereka adalah partisi atas kota, kopling longgar, pengelompokan fungsional untuk kohesi, kontrol rentang terbatas, ukuran modul yang dapat diatur, dan modul bersama. Jika seseorang mengikuti prinsip-prinsip ini, ada kemungkinan untuk mencapai tingkat reliabilitas dan kemampuan pemeliharaan perangkat lunak yang dapat diterima.
     Ada dua pendekatan untuk pengembangan perangkat lunak. Seseorang mungkin menginstal perangkat lunak yang dibeli seperti pada sistem turn-key atau mungkin mengembangkan program yang dirancang khusus baru. Pilihannya bergantung pada biaya masing-masing pilihan, waktu yang tersedia untuk menulis perangkat lunak, dan ketersediaan programer. Bagaimanapun, perangkat lunak harus ditujukan untuk memenuhi tujuan dan prinsip di atas.
     Selanjutnya, perangkat lunak harus didokumentasikan dengan baik sehingga memastikan penggunaan sistem yang mudah dan membantu pengembangan masa depan.

3. Tahap Operasional

     Jika dua tahapan di atas dilalui dengan memuaskan, hasil yang baik pada tahap operasional dapat diharapkan. Pada tahap ini, untuk pertama kalinya komponen fisik sistem ditempatkan di lingkungan operasional mereka. Tahapan tersebut sebenarnya terdiri dari dua tahap: implementasi, dan evaluasi.
- Implementasi:
     Implementasi adalah proses menempatkan peralatan baru untuk digunakan, melatih pengguna, memasang aplikasi baru, dan membangun file data yang dibutuhkan.
    Implementasi pekerja yang paling penting adalah konversi sistem. Konversi adalah proses perubahan bentuk sistem lama menjadi yang baru. Bergantung pada sumber daya dan personil yang ada, salah satu metode konversi sistem berikut dapat diadopsi. Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri.
a. Konversi langsung: Di sini, sistem lama diganti sepenuhnya dengan yang baru dalam waktu singkat. Masalah utama dalam metode konversi ini adalah tidak ada sistem lain yang dapat kembali jika terjadi masalah serius dengan sistem yang baru.
b. Konversi paralel: Disini sistem lama dioperasikan bersamaan dengan sistem yang baru.Di bawah pendekatan ini, baik sistem lama maupun baru akan dioperasikan bersamaan. Metode ini adalah pendekatan konversi yang paling aman, karena menjamin bahwa, jika masalah timbul dalam menggunakan sistem yang baru, perpustakaan tetap dapat kembali ke sistem lama tanpa kehilangan waktu, atau layanan. Kelemahan metode ini sangat penting. Pertama-tama, biaya sistem, karena ada dua perangkat sistem yang sedang dalam proses operasi. Dalam beberapa hal perlu dilakukan tenaga temporer untuk membantu dalam mengoperasikan kedua sistem secara bersamaan.
Kedua, fakta bahwa pengguna tahu bahwa mereka dapat kembali ke cara lama mungkin sangat menguntungkan. Sebagai konsekuensinya, sistem baru ini mungkin tidak mendapatkan percobaan yang adil. 
c. Konversi bertahap: Metode ini digunakan bila tidak memungkinkan memasang sebuah sistem berita oleh organisasi sekaligus. Disini konversi berlangsung fase demi fase.
Kelemahan dari metode ini mungkin tidak sesuai untuk situasi dan sulit untuk mengidentifikasi fase mana yang harus diotomatisasi terlebih dahulu.
d. Konversi pilot: Bila sistem baru melibatkan teknik baru atau perubahan drastis dalam rutinitas perpustakaan yang ada, pendekatan pilot mungkin lebih disukai. Sistem baru ini digunakan hanya di salah satu bagian organisasi untuk studi percontohan. Bila sistem dianggap fungsional, maka sistem itu terpasang.

- Evaluasi
     Evaluasi sistem yang dilakukan pada tahap ini biasanya disebut sebagai "evaluasi pasca-instalasi". Ini melibatkan pemeriksaan kinerja sistem. Setelah sistem yang terotomatisasi diperkenalkan di perpustakaan / pusat informasi, mereka harus dirombak dan dievaluasi. Evaluasi sistem dilakukan untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahannya.
Evaluasi dapat terjadi sepanjang satu atau lebih dari baris berikut:
a. Evaluasi operasional: Penilaian terhadap cara di mana sistem berfungsi termasuk kemudahan penggunaan, kesesuaian format informasi, keandalan dan tingkat kinerja secara keseluruhan. Perlu dicatat di sini bahwa penelitian ini bermaksud untuk melakukan jenis evaluasi ini. 
b. Dampak organisasi: Identifikasi dan pengukuran manfaat bagi organisasi-keuangan dan / atau lainnya.
c. Penilaian staf pengguna: Evaluasi sikap pengguna serta staf terhadap sistem yang baru. Ini juga terdiri dari pengujian kepuasan pengguna dari sistem yang baru. Ini biasanya disebut sebagai evaluasi subjektif.

     Setelah evaluasi yang cermat, hasilnya dapat digunakan untuk modifikasi yang sesuai dalam sistem untuk meningkatkan efisiensi keseluruhan sistem dan di sana memperoleh manfaat maksimal dari sistem.
    Evaluasi semacam itu tidak hanya menilai seberapa baik sistem otomatis dirancang dan diterapkan, namun juga memberikan informasi berharga untuk proyek masa depan di organisasi (perpustakaan) yang sama dan untuk proyek serupa di organisasi lain. 

Sumber Artikel Asli : http://www.lisbdnet.com/steps-library-automation/ 

Berbagi :