Sistem Otomasi Perpustakaan : Definisi, Tujuan, Fungsi, Cakupan
Pengertian Sistem Otomasi Perpustakaan
Sistem otomasi perpustakaan itu sebenarnya apa sih? Kalo menurut saya pribadi adalah sistem atau aplikasi yang digunakan perpustakaan untuk menjalankan kegiatan perpustakaan seperti kegiatan input data, sirkulasi maupun keanggotaan. Di era modern seperti sekarang sudah banyak yang menggunakan sistem otomasi perpustakaan. Untuk lebih jelasnya berikut saya jabarkan apa itu sistem otomasi perpustakaan.
Menurut Putra dan Subiyako (2006:25-26) definisi sistem terbagi menjadi dua pendekatan yaitu penekanan pada prosedur dan penekanan pada komponen, definisi sistem yang lebih menekankan pada prosedur adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Definisi lain dari sistem berdasarkan penekanan komponennya adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Salim (2000:124), otomasi (automation) merupakan teknik atau sistem menjalankan atau mengendalikan proses alat-alat serba otomatis dengan alat elektronis untuk mengurangi penggunaan tenaga manusia.
Menurut Pendit (2008:222) sistem otomasi perpustakaan (library automation system) adalah seperangkat aplikasi komputer untuk kegiatan di perpustakaan terutama bercirikan penggunaan pangkalan data ukuran besar, dengan kandungan cantuman tekstual yang dominan, dan dengan fasilitas utama dalam hal menyimpan, menemukan, dan menyajikan informasi. Sedangkan Adhe dan Mukhyadal (2014:148) mendefinisikan otomasi perpustakaan sebagai berikut:
“Library automation means the application of computers and utilization of computer based product and services in the performance of different library operations and functions in provision of various services and production of output products”.
Berdasarkan definisi diatas perpustakaan otomatisasi berarti aplikasi komputer dan pemanfaatan produk berbasis komputer dan jasa dalam kinerja operasi perpustakaan yang berbeda dan berfungsi dalam penyediaan berbagai layanan dan memproduksi keluaran produk. Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem otomasi perpustakaan adalah kegiatan yang dilakukan di perpustakaan dalam pengelolaan informasi dengan memanfaatkan komputer sebagai penunjang kegiatan tersebut yang menggantikan tenaga manusia.
Tujuan Sistem Otomasi Perpustakaan
Sistem otomasi perpustakaan dibuat agar memudahkan pustakawan dan pemustaka dengan beberapa tujuan yang ingin dicapai. Menurut Sulistyo-Basuki (1998:2) tujuan sistem otomasi perpustakaan adalah sebagai berikut :
a. Memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan.
b. Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan.
c. Membantu menghindari
duplikasi kegiatan di perpustakaan.
d. Menghilangkan pekerjaan yang bersifat mengulang.
e. Membantu perpustakaan dalam memperluas jasa perpustakaan maupun kerjasama antar perpustakaan.
f. Menimbulkan berbagai peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan.
g. Meningkatkan efisiensi pekerjaan
Fungsi Sistem Otomasi Perpustakaan
Fungsi dari sistem otomasi perpustakaan menurut Supriyanto dan Muhsin (2008:35) antara lain :
a. Layanan Jarak Jauh
Keberhasilan perpustakaan ditentukan pada layanan yang diberikan kepada pemakai. Layanan perpustakaan sebenarnya merupakan suatu proses aktivitas yang mencakup perencanaan dan implementasi. Keberhasilan layanan harus diukur dalam konteks sejauh mana layanan dapat memuaskan pemakainya. Dengan adanya akses layanan jarak jauh dapat memenuhi kebutuhan pengguna tanpa dibatasi jarak antara perpustakaan dan pengguna perpustakaan.
b. Akses yang Mudah
Kehadiran sistem otomasi berbasis teknologi informasi menyebabkan pengelolaan informasi pada perpustakaan akan menjadi lebih mudah dan cepat.
c. Murah
Desain otomasi perpustakaan yang sederhana dan dapat berkembang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan sehingga dalam penerapannya tidak membutuhkan biaya yang mahal.
d. Pemeliharaan Koleksi Digital
Koleksi digital menekankan pada isi informasi, jenis dokumen dan hasil penelusuran. Semua mendukung manajemen koleksi, penyimpanan, pemeliharaan informasi.
Cakupan Sistem Otomasi Perpustakaan
Menurut Supriyanto dan Muhsin (2008:38) dalam menjalankan sistem layanan secara otomasi, mencakup beberapa bidang otomasi perpustakaan diantaranya:
a. Usulan Koleksi (Akuisisi)
Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan (Darmono, 2001:57). Semua kebijakan pengembangan koleksi akhirnya akan bermuara pada kegiatan pengadaan bahan pustaka
b. Inventarisasi
Inventarisasi bahan pustaka merupakan suatu kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka yang diterima oleh suatu perpustakaan ke dalam buku induk atau buku inventaris perpustakaan menyangkut semua data bibliografi yang sesuai dengan kebutuhan pelaporan dan database, sebagai tanda bukti perbendaharaan atau pemilikan perpustakaan
c. Katalogisasi
Katalogisasi merupakan kegiatan yang sering dilakukan oleh tenaga pustakawan profesional terutama menyangkut pedoman kerja seperti Anglo American Cataloguing Rules (AACR). Seiring dengan perkembangan teknologi informasi demi terwujudnya efisiensi dan efektivitas proses temu kembali informasi, perpustakaan saat ini menggunakan katalog elektronik (OPAC).
d. Sirkulasi, On reserve dan Interlibrary loan
Sirkulasi, on reserve dan interlibrary loan merupakan bagian dari perpustakaan yang langsung berhubungan dengan pemakai. Kegiatan ini dilakukan secara berulang-ulang serta sifatnya sama yakni selalu mencakup informasi tentang materi perpustakaan dan informasi peminjamnya. Melihat kegiatan tersebut maka kegiatan sirkulasi yang pertama di otomasikan
Sumber Bacaan :
Adhe
dan Mukhyadal. 2014. Library Automation: Issues and Applications.
Journal of Library and Information Science vol. 01 issue 08, Nov – Dec
2014
Darmono. 2001. Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah. Jakarta: PT. Gramedia
Pendit, Putu Laxman. 2008. Perpustakaan Digital dari A sampai Z. Jakarta: Cita Karya Karsa Mandiri
Putra, Syopiansyah Jaya dan A’ang Subiyakto. 2006. Pengantar Sistem Informasi. Jakarta: UIN Jakarta Press
Salim, Peter. 2000. Salim’s Ninth collegiate English – Indonesian Dictionary. Jakarta: Modern English Press
Sulistyo-Basuki. 1998. Teknologi Informasi dan Pustakawan Indonesia. Bandung: Makalah Seminar Ikatan Pustakawan Indonesia
Supriyanto, Wahyu dan Ahmad Muhsin. 2008. Teknologi Informasi Kepustakaan: Strategi Perencanaan Perpustakaan Digital. Yogyakarta : Kanisius